Az adománygyűjtő bulinak egy kiemelt célja van: a forrásteremtés. Civilként a tevékenységünk túlnyomó része sosem fog bevételt termelni - kommunikációs kampányok, tréningek, workshopok, kutatások, kiadványok, stb. Ám több módszer is van arra, hogy ezekre, és a működési költségek fedezésére forrást teremtsünk, többek között ilyen az adománygyűjtő buli is.
Mikor kezdjünk el tervezni?
Ez a buli méretétől függ, egy nagyobb helyszínnél és/vagy nagyobb fellépők esetén egy évvel a buli előtt már érdemes elkezdeni az egyeztetéseket a helyszínnel és a fellépőkkel.
Mennyi pénzre van szükségünk?
Nézzük át az elmúlt évek költségvetését, és ez alapján becsüljük meg, hogy mekkora bevételt várunk el ettől a bulitól.
Mennyit hajlandó kifizetni a célközönséged?
Minél jobban ismerjük a célközönségünket, annál sikeresebben tudunk tervezni. Korábbi adománygyűjtő kampányokból, bulikból, Google Analytics adatokból, social media statisztikákból, kutatásaink, kérdőíveinket kitöltők demográfiai adataiból, és az ingyenes rendezvényeink látogatóinak ismeretéből tudunk következtetni arra, hogy hány embert leszünk képesek elérni, és ezek az emberek milyen belépőjegyet hajlandóak fizetni egy buliért. Próbáljunk meg minél pontosabb képet alkotni a közönségünk anyagi helyzetéről, szokásairól, kulturális programokról alkotott értékrendjükről (nem mindegy, hogy huszonéves, kollégiumban lakó budapesti bölcsészhallgatóknak, vagy 35-45 közötti vidéki nagyvárosban élő, többgyermekes anyáknak szervezünk eseményt).
Amennyiben tudjuk, hogy mekkora bevételt szeretnénk elérni, hogy mekkora az az összeg, amit a célközönségünk még kifizet, abból meg tudjuk tippelni, hogy hány ember fog eljönni a bulira. Itt még fontos adat az, hogy általában hány embert tudunk bemozgatni különböző, aktivitást igénylő eseményekre (adománygyűjtés, kommunikációs kampány, stb.) Vegyük számításba, hogy egy buliba elmenni sokkal kisebb mértékű elköteleződést igényel az emberektől, mint egy petícióhoz való csatlakozás vagy egy közösségi médiában való posztolás. Azonban, míg adományozásnál vagy egy kampányba való bekapcsolódásnál jelképes jutalmakon túl nem sokat várnak el cserébe az emberek, addig egy adománygyűjtő bulinál ugyanoda teszik a mércét a látogatónk, mint bármikor máskor, amikor elmennek szórakozni.
Célok meghatározása
Ezen a ponton fontos, hogy kézzelfogható, számszerűsített célokat tűzzünk ki magunk elé. Ezek alapján fogjuk tudni értékelni a rendezvényt
Célok lehetnek többek között:
-A publikációt követő 24 órában érjen el 500 going-ot és interested-t a Facebook esemény
-600 ember fér be a helyre, ha 400 jegyet sikerül eladnunk, azzal már elégedettek vagyunk
-A szervezetnek legyen 300.000 Forint bevétele az estéből (minden költség levonása után)
Milyen bulit szervezzünk?
Technora veretés hajnal ötig, vagy jazz koncert este héttől? Goa buli vagy punk koncert? Ezt nekünk kell tudnunk. Minél jobban ismerjük a célközönségünk ízlését, szórakozási szokásait, illetve a szubkultúránkhoz kötődő szokásokat, elvárásokat és értékeket, annál pontosabban fogjuk eltalálni, hogy milyen bulival tudunk sikereket elérni.
Ha megvan az elérendő létszám és az, hogy milyen bulit szeretnénk, akkor el tudunk kezdeni helyszínt keresni. A befogadóképesség mellett fontos, hogy figyelembe vegyük az alábbi szempontokat:
-Milyen a helyszín hangulata, szellemisége, brandje? Mennyire illeszkedik a hely brandje a mi brandünkhöz? Hol helyezkedik el az adott hely a zenei piacon, mekkora presztízs értékkel bír, ha oda szervezünk bulit? Nézzünk utána, mely klubok vettek már részt korábban a miénkhez hasonló ügyet képviselő civil szervezetek kampányaiban, rendezvényeiben, milyen megszólalásaik voltak társadalmi témákban.
-Informálódjunk a partnerszervezeteinkkel, hozzánk közel álló civil szervezetekkel, hogy megtudjuk, nekik milyen tapasztalataik voltak szórakozóhelyekkel, hogyan zajlott az együttműködésük.
-Beszéljünk az adott zenei szcénában mozgó ismerőseinkkel, forprofit szereplőkkel, kérjük ki a véleményüket, tanácsukat.
-Szűkítsük le a helyszínek körét néhány potenciális helyszínre.
Alaposan nézzünk utána a helyszíneknek: milyen bulikat szoktak szervezni, milyen a célközönségük? Vannak helyek, amik két bulit csinálnak egy este: egy élőzenei koncertet kora este, és egy DJ-s bulit később. Vannak helyek, amik csak hétköznaponként szerveznek élőzenés bulit, és hétvégenként az elektronikus zenéé a terep. Illetve vannak olyan helyek is, ahol este 10 után nem zenélhet zenekar, csak DJ. Van, ahol este 11 előtt nem lehet kezdeni. Ezekről tájékozódjunk előre, és keressük meg azt a helyet, ami a leginkább megfelel az elképzeléseinknek.
Keressük fel a helyszíneket
Üljünk le velük, és vázoljuk az elképzeléseinket. Fontos, hogy ők is szem előtt tartsák, hogy adománygyűjtő bulit szervezünk, aminek a célja a forrsáteremtés egy társadalmilag fontos ügyet képviselő civil szervezet számára. A célunk az, hogy a szervezetünk számára a lehető legelőnyösebb megállapodást tudjuk megkötni. Mérlegeljük, hogy mennyire vagyunk erősek tárgyalási pozícióban, mekkora az elérésünk, milyen a brandünk megítélése, és ehhez mérten lőjjük be a céljainkat.
A jegybevételből osztozkodás előtt még egyéb költségeket is le szoktak vonni: Artisjus díj, jegykezelési költség, stb. Az alábbi konstrukciók a leggyakoribbak:
-Doordeal: a belépőjegyekből származó bevételen osztozik a hely és a szervező. A leggyakoribb arányok a 20-80% vagy a 30-70% (a kisebb százalék a befogadó helyet illeti). Ez a konstrukció egy adott létszám fölött nem éri meg nekünk annyira, mint a fix bérleti díj, ezért számoljunk utána.
-Fix bérleti díj: ebben az esetben egy előre megbeszélt bérleti díjat fizetünk a hely használatáért, és a jegyeladásból származó összes bevétel minket illet.
-Fogyasztáshoz kötött bérleti díj: a bérleti díj mértéke attól függ, hogy mekkora fogyasztást generál a közönségünk. Itt legtöbbször sávos konstrukcióban szoktak a felek megállapodni.
Kérdezz rá a részletekre!
Minél profibb egy hely, annál kevésbé kell aggódnunk, hiszen annál jobb stáb fog a bulin dolgozni. Kisebb, vagy kevésbé népszerű helyeken érdemes apró részleteket is egyeztetni már a legelején. Igyekezzünk reálisan felmérni, hogy mennyire erős a brandünk, hány embert érünk el, ugyanis minél erősebb a brandünk, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy nem próbálnak meg átverni minket. De legyünk mindenre felkészülve.
Az alábbi témákat fontos érinteni a megbeszélések alkalmával:
-milyen időtartamra és milyen feltételek mellett használhatjuk a helyiséget?
-milyen technikát és személyzetet biztosít a klub? mi az, amiről nekünk kell gondoskodnunk?
-milyen jegyértékesítési lehetőségek vannak?
-milyen fizetési ütemezéssel fog menni a buli, kérnek-e előre kauciót?
-milyen szolgáltatásokat tartalmaz a bérleti díj (pl: öltöző, catering, marketingfelületek), és mi az, amiért fizetnünk kell?
-milyen saját marketingfelületei vannak a klubnak (honlap, hírlevél, social media, plakáthelyek, kihelyezett bannerek, tévék, stb.), ezek közül melyek használatát tartalmazza a bérleti díj, és miért kell pluszban fizetnünk? Vannak-e partneri szerződéseik valamilyen sajtóorgánummal, tudjuk-e ott hirdetni a bulinkat?
-melyik fél jelenti le a bulit az Artisjusnál, van-e a helynek egy fix, Artisjusszal kötött megállapodása?
Papír, papír, papír!
Egyrészt az átláthatóság, másrészt a saját biztonságunk miatt is észben kell tartanunk, hogy mindig írjunk szerződést, minden költségről legyen számla, és minden kifizetést átutalással, számla ellenében intézzünk. Fontos, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy valóban olyan ember írja alá a szerződést, aki rendelkezik aláírási joggal - máskülönben a szerződés érvénytelen lesz. Azt, hogy az adott cégnél ki rendelkezik aláírási joggal, pl. a https://www.opten.hu felületen lehet ellenőrizni. (Az opten fizetős, viszont a szervezetünknek érdemes beruháznia egy account-ra, mert ez a lépés különösen fontos a biztonságunk szempontjából).
Fellépők
Találjunk ki egy olyan line-upot, ami passzol a célközönségünkhöz. Kérjük ki minél több ember véleményét a baráti körünkből, szakmabeliektől, stb. Minél több információval rendelkezünk, annál jobb döntést hozunk. Informálódjunk arról, hogy kik azok a fellépők, akik állást foglaltak már a mi vagy a mienkhez hasonló ügyekben, kik azok, akik szívesen kiállnak társadalmilag fontos ügyek mellett. Járjunk el minél több bulira és koncertre, figyeljünk, mérjók fel, hogy hol hasonlít leginkább közönség a mi célközönségünkre.
A fellépők felkérése a menedzser megkeresésével kezdődik.
Amit egyeztetni kell:
-gázsi igény
-technikai rider
-mikor publikálhatunk először a buliról? ha van a fellépőnek bookolt bulija a városban, akkor csak azt a bulit követően hozhatjuk nyilvánosságra, hogy ő is fellép a rendezvényünkön.
-vállal-e interjúkat a bulival kapcsolatban?
-tudja-e promotálni a bulit a saját social media felületein? lehet- e a Facebook oldala host az eseménynél?
Fontos, hogy a fellépők is tisztában legyenek azzal, hogy ez egy adománygyűjtő buli, a fellépésükkel tehát egy fontos ügyet támogatnak. Azonban egy jelképes összeg mindenkinek jól tud esni. Valószínűleg nem fogjuk tudni kifizetni az adott produkció piaci árát, de nekik is jó érzés, ha felajánlunk egy jelképes összeget. Emellett, ha pro bono szeretnének fellépni, akkor fogadjük el a lehetőséget
A fellépőkkel az a célunk, hogy ne úgy érezzék magukat, hogy a sokadik adománygyűjtő bulin lépnek fel, ahol ők csak másodhegedűsök az ügy mellett. Fontos, hogy a fellépők jól is érezzék magukat, ezért bizonyosodjunk meg afelől, hogy annak ellenére, hogy nem tudunk piaci áron fizetni nekik, mindent megteszünk azért, hogy számukra is jó élmény legyen az este.
Ehhez az alábbi dolgok elengedhetetlenek:
-Pontos, gördülékeny szervezés. Minél előbb pontosítjuk a részleteket, annál jobb
-Fizessük az útiköltségüket/hívjunk nekik taxit.
-Legyen fogyasztásuk felírva a bárpultban
-Legyen catering a backstage-ben. Először is próbáljuk meg megbeszélni a helyszínnel, hogy ne az ő catering beszállítójukhoz kelljen folyamodnunk, hanem mi vihessünk ételt és italt a backstage-be. Itt két vonalon érdemes elindulni:
Keressünk egy catering céget, ami azzal támogatja az ügyünket, hogy pro bono megcsinálja a buli cateringjét. Ha ez nem működik, akkor jöhet a DIY módszer. Fellépőtől, helyszíntől, és bulitól függ, hogy mekkora catering az ideális. Készítsünk össze szendvicseket, gyümölcsöket, üdítőket, alkoholt.
Az is szuper, ha valaki főz egy nagy adag kaját. A fellépők van, hogy küldenek catering ridert is, ehhez érdemes igazodnunk, azonban tartsuk észben, hogy ez is forprofit szereplőkre lett írva, így nem dől össze a világ, ha nem tudunk mindent teljesíteni. Megkérdezhetjük, hogy vannak-e speciális étkezési igényeik. Az a fontos, hogy a fellépőnk érezze, hogy figyelünk rá, törődünk vele, és az a célunk, hogy jól érezze magát és a legjobbat tudja nyújtani aznap este.
Jegyárusítás
Mindenképp érdemes a jegyértékesítést online megoldani.
Kétféle konstrukcióból tudunk választani: vagy a hely jegyértékesítési rendszerét használjuk, vagy a saját felületünkön áruljuk a jegyeket.
Ha a klub jegyértékesítési felületét használjuk, az azzal az előnnyel jár, hogy olyan embereket is elérünk vele, akik a klubba járnak, viszont a mi csatornáinkat nem követik. Hátránya, hogy ilyen esetekben nem kapjuk meg a jegyvásárlók adait. Emellett magasabb jegykezelési költséget kell fizetnünk.
Ha saját jegyértékesítési felületet használunk (pl. tixa, ticketportal, stb.), akkor hozzáférünk a jegyvásárlók adataihoz. Az azért fontos, mert ezekre az email címekre tudunk pl. küldeni hírlevelet a következő adománygyűjtő bulink promóciója során, és így jobban fog menni a jegyeladás. Emellett alacsonyabb jegykezelési költséget kell kifizetnünk. Hátránya, hogy elesünk a klub saját elérésétől, ami nagyobb helyeknél igen jelentős.
Az esemény koordinációja
A legjobb, ha van egy színpadmesterünk, aki mindenkit koordinál. A színpadmesternek és a bookernek nem kell feltétlenül ugyanannak lennie. A színpadmester készítsen egy percről percre forgatókönyvet, amit juttasson el minél hamarabb az összes szereplőhöz. Ezen jó, ha fel van tüntetve minden fontos kontakt (pl: egy kontakt a szervezőtől, egy a hangmérnöktől, egy a fénytechnikustól, stb.), illetve az, hogy a klub milyen technikát biztosít, és a fellépők mit hoznak - ez közös backline esetén kiemelten fontos.
Az est során a színpadmester lesz a főnök, minden probléma hozzá fut be, és mindenki hozzá igazodik. A célunk végig az lesz, hogy ne legyen csúszás, minden az eredeti forgatókönyv szerint pörögjön. Így a stáb, a fellépők, és az önkénteseink is jól és biztonságban fogják érezni magukat.
Legyen a színpadmesternek egy csapata, akik segítenek koordinálni az eseményt, és akiket lehet riasztani, ha bármi gond van. Mindenképp legyen nálunk a szükségesnél több pénz, ha a hely nem túl profi, akkor ducktape, hosszabbító, gyorskötöző, és beszéljük le velük, hogy legyenek tartalék kábeljeik a hangszerekhez. Szükség lehet EÜ dobozra, fájdalomcsillapítóra, hasfogóra, és egyéb cuccokra. Illetve legyünk felkészülve arra, hogy félúton összedől a dekoráció, összeomlik a live stream, lemerül a telefonunk, stb. Cellux, olló, ragasztó, egy extra telefontöltő vagy power bank, laptop, és sok mobilnet megmentheti az életünket. És a legfontosabb: ne aggódjunk.
No alkohol
A Budapest Pride tagjai nem fogyasztanak alkoholt a közös eseményeiken - akkor sem, ha partit szervezünk, vagy, ha valamelyikünknek lakásavató bulija van. Többen a szervezetben egyáltalán nem isznak alkoholt. Még ha ilyen szintű elköteleződés nem is megy, azt mindenképp érdemes leszögezni, hogy a saját szervezésű bulikon nem fogyasztunk alkoholt, kiemelt tekintettel azokra, akik aznap este munkát végeznek.
Marketing
Itt fog eldőlni minden. Az egész buli sikere ezen múlik. Készítsünk pontos marketingstratégiát. Vegyük száma, hogy milyen saját felületeket tudunk használni:
-A szervezetünk felületei: honlap, social media, hírlevél
-A fellépők felületei
-A helyszín felületei
A médiapartnerünk felületei
Minél több adatunk van az elérésekről (követők száma, honlap látogatottsági adatok, hírlevél megnyitási arányok), annál pontosabban tudjuk megtervezni a marketing kampányt. A marketing kampányt egy jó koncepció fogja elvinni. A legfontosabb kérdés:
mit szeretnénk, hogy gondoljon/érezzen az, aki meglátja az eseményt?
Ezen ötleteljünk sokat, próbáljuk ezt az érzést vagy gondolatot vizuális formákhoz kötni, dolgozzunk sokat a szövegeken, kitalálhatunk valamilyen szlogent/mottót, ami kiemeli a üzenetet. Ne a grafikán spóroljunk, ha házon belül nem tudunk készíteni egy ütős grafikát, inkább szervezzük ki. A vizualitás lesz a kommunikációnk motorja.
Jól járunk vele, ha előre megírjuk a szövegeket, amiket a kampányunk alatt használunk majd: esemény szöveg, sajtóközlemények, hírlevél-szövegek, honlaphírek. A sajtóhíreket úgy írjuk meg, mintha egy újságcikket írnánk, nagyobb eséllyel veszi át a sajtó, ha nekik már nem kell sokat változtatniuk rajta.
A saját médiafelületeinken túl törekedjünk arra, hogy minél több szerzett felületen legyenek megjelenéseink. Intézzünk interjút a fellépővel a buli kapcsán, kérjük meg, hogy állítson össze egy mixet a buli tematikájára, amit publikálni tud valamelyik sajtóorgánum, stb. Gondolkozzunk azon, hogy milyen megjelenésekkel tudjuk a leginkább elérni és megszólítani a célközönséget, és fókuszáljunk erre. Vegyük számítása a potenciális célközönséget is. Ne sablonokkal dolgozzunk, generáljunk egyedi tartalmakat. Az a célunk, hogy a közönség úgy érezze, ha kihagyja ezt a bulit, akkor valami fontos eseményről marad le. Ne próbáljunk meg marketing klisékkel dolgozni, nem attól lesz menő a brandünk. Igyekezzünk minél eredetibb és személyesebb hangot megütni.
Külsős dokumentáció
Aranyszabály, hogy amiről nem készült dokumentáció, az nem történt meg. A büdzsénktól függően gondoskodjunk arról, hogy az eseményünk minél jobban legyen dokumentálva. Intézzünk fotóst, videóst, készítsünk aftermovie-t, tegyünk meg mindent azért, hogy minél nagyobb nyomot hagyjon a social media-ban az eseményünk. Érdemes kitalálnunk valamilyen interaktivitásra buzdító akciót, hogy a résztvevők közül minél többen posztoljanak az eseményről.
Belsős dokumentáció
Készítsünk projekttervet, minden feladatnak legyen felelőse és határideje, minden fontos eseményről készüljön írásos dokumentáció, legyenek összegyűjtve a kontaktjaink.
Értékelés
Sokszor elmarad, ám egy jól menedzselt projekt elengedhetetlen része az értékelés. Az esemény után üljünk le azokkal, akik szervezték a bulit, vegyük sorra a tervezéskor meghatározott céljainkat, és fogalmazzuk meg, hogy mely célokat sikerült megvalósítani. Beszéljünk azokkal, akik külsősként vettek részt a bulin (fellépők, adománygyűjtő önkéntesek, a klub programszervezője, promóterek, marketing és pr szakemberek, mindenki), kérjünk tőlük minél részletesebb visszajelzést, és kérjük ki a véleményüket.
A két legfontosabb kérdés, amire választ kell kapnunk:
-Miben voltunk sikeres? Mi az, amit jól csináltunk?
-Mi az, amiben még van lehetőségünk a fejlődésre, mik azok a területek, amelyeken dolgoznunk kell a jövőben?
Fontos, hogy ünnepeljük meg a sikereiteket, figyeljünk arra, hogy mindenki munkája el legyen ismerve. Vannak olyan feladattípusok, amelyek felett könnyen átsiklik az ember figyelme (pl. adminisztratív típusú feladatok, kapcsolattartás), mert ezek nem olyan látványosak. Figyeljünk arra, hogy a csapatunkban azoknak a munkája is ki legyen emelve és el legyen ismerve, akik a háttérfeladatokat végezték. Emellett lényeges alapelv, hogy nem attól lesz valaki értékes tagja a csapatnak, hogy sok munkát végez. Pláne egy önkéntes munkára épülő szervezetben, ahol mindenki annyi feladatot vállal, amennyit a szabadideje enged. Mindenki ugyanolyan fontos és szerves része a csapatnak!
A sikerek megünneplése mellett építsük be a tapasztalatokat, és fordítsunk időt azon területekre, amikben úgy véljük, hogy fejlődnünk kellene. Például ha nem volt túl sikeres az online kommunikációnk, akkor ez legyen egy cél: a csapat néhány tagja ugorjon rá a témára, olvassunk tanulmányokat, vagy küldjünk el egy-két embert egy tréningre, akik aztán tovább tudják adni a tudást a csapatnak. Fontos, hogy be tudjuk határolni azokat a területeket, ahol fejlődnünk kell, és új tudás megszerzésével erősítsük a csapatot.
